Como tornar reuniões de trabalho mais produtivas

Sofia Esteves, da Cia de Talentos, fez um guia para melhorar a qualidade das reuniões de trabalho

Como tornar reuniões de trabalho mais produtivas
Quantas reuniões eu tenho hoje? Você acha que esta frase parte da sua rotina? Pois bem, não adianta menosprezá-las. As reuniões fazem parte do nosso dia a dia e são essenciais para estabelecermos uma comunicação com a equipe e clientes. Quando são bem executadas por todos participantes, elas se tornam uma ferramenta importante para o bom andamento dos projetos e na resolução de problemas de forma coletiva, além de trazerem vantagens valiosas aos profissionais, por meio de um ambiente ideal para a troca de ideias e sugestões sobre um determinado assunto, abrindo espaço para que todos os participantes possam contribuir com opiniões e sugestões.

No final das contas, todos ganham com boas reuniões corporativas. Mas, a grande questão está na organização, na forma e na duração em que elas são feitas. Com a vida no ambiente de trabalho é atribulada é preciso otimizar os encontros na resolução de questões de forma planejada, estruturada e efetiva. As reuniões não precisam ser longas e cansativas, basta manter o foco e a produtividade e elas também contribuem na diminuição do stress, ansiedade e traz mais segurança e calma para a rotina profissional.

Vamos a algumas dicas que podem servir como guia:

– Desligue o celular

Sim, desligue. Um dos grandes motivos de reuniões sem resultados efetivos, são as distrações durante esse período e um dos principais motivos é o celular. Ele é uma desatenção constante, tirando o foco do tema principal. Tenham em mente que não serão alguns minutos que prejudicarão alguma tomada de decisão, além de ser falta de educação para quem está liderando a discussão.

– O segredo está no planejamento

Tenha cuidado com a preparação e o planejamento. As vezes a pauta tem dois, três, quatro assuntos a serem discutidos. Foque no principal, conforme o motivo do encontro. Uma forma de facilitar essa escolha é compartilhar com a equipe o tema da reunião, deixando claro por que que ela foi marcada, apresentando um roteiro a ser discutido e o que cada um pode contribuir. Esses são aspectos que devem ser determinados antes mesmo de se marcar um encontro.

– Participantes

Selecione seu público. Os participantes devem ser apenas os envolvidos diretos. Cuidadosamente, certificar-se de que as pessoas que irão participar da reunião precisam estar presentes de forma efetiva. Normalmente, elas distribuem os resultados do encontro com os profissionais indiretamente ligados aos objetivos tratados. Resista à tentação de convidar mais pessoas do que o necessário.

– Horário

Uma reunião de trabalho deve ter hora para começar e para acabar. A primeira coisa que se deve fazer é comunicar a equipe a duração estimada. O responsável deve estar presente antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciar a conversa no horário previsto. Uma recomendação positiva é iniciar as reuniões no início da manhã ou início da tarde, mas preste atenção para que elas não aconteçam muito mais no final do expediente, pois os funcionários tendem a ficar ansiosos para encerrar mais um dia de trabalho e muitas vezes

E não se esqueça: mais importante do que executar as pendências, é fazer o follow-up de tudo o que está pendente. É fundamental que se acompanhe tudo o que foi combinado na reunião, de modo que assegure a execução de todos os trabalhos e que acima de tudo, se apresente com qualidade. É legal agradecer a todos pelo tempo dedicado, pois de forma clara e transparente, o profissional deve executar suas tarefas com produtividade e empenho! Mãos à obra, pois as reuniões de trabalho acontecem a todo momento!

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